Kui on vaja edastada negatiivseid uudiseid...ehk kuidas infot tulemuslikult edastada ja vastu võtta

Tarku juhte samuti nagu tarku kuningaid, on alati läbi ajaloo iseloomustanud oskus omada tarku nõuandjaid, kes juhile ekspertidena suudavad parimaid nõuandeid jagada.

Kuigi meile kõigile meeldivad positiivse sisuga uudised sõnumid, faktid jne. tuleb elus tahes tahtmata pidevalt ette olukordi, kus peame edastama või vastu võtma negatiivse sisuga teateid/infot/sõnumeid. Taolised hetked ei ole tavapäraselt parimad, ei sõnumi vastuvõtja ega ka edastaja seisukohalt, tekitades pingeid, ebameeldivusi jne. Kuidas siis käituda taolistel hetkedel, kui tekib vajadus negatiivse info edastamiseks?

Tahame või mitte, peame arvestama faktiga, et meie ajud on orienteeritud märkama meile potsnsiaalset ohtu sisaldavaid faktoreid - olgu see siis tegemist meile tundmatu taustaga juhi määramisega meie otseseks uueks ülemuseks või ajalehes ilmuva artikkel pealkirjaga "Globaalne soojenemine - maailmalõpu ennustaja".

Ellujäämiseks oleme looduse poolt varustatud oskusega märgata negatiivset enam kui positiivset. Positiivset märkama tuleb end teadlikult harjutama.

Teadlased Marc Trussler ja Stuart Soroka sooritasid paar aastat tagasi McGill Ülikoolis, Kanadas katse, kus uuriti inimeste reaktsioone erinevate sisudega uudistele. Selgus, et tahtmatult peatuvad meie silmad uudistevoos negatiivsetel või potensiaalset ohtu sisalduvatel pealkirjadel, isegi kui eelistame positiivse sisuga uudiseid.

Või näiteks negatiivse sisuga kuulujutud kuulsuste kohta - uudis lahkuminekust levib tavapäraselt kiiremini kui uudis toredast õnnelikust paarissuhtest.

Kuid nagu teame - igal asjal/olukorral/seisukohal jne on vastaspool. Milton Ericsson, kaasaegse hüpnoteraapia eeskäija, kasutas töös patsientidega oskuslikult inimese aju teist omadust - aju orienteeritust leidmaks lahendusi. On suur vahe, kas kriisisituatsioonis keskenduda negatiivsele ehk siis teisisõnu sellele, mida me "ei taha" või läheneda tekkinud ebameeldivale/konfliktsele/ohustavale jne. olukorrale nö. tagurpidi, esitades küsimuse "Mis on selles head?", "Kuidas tekkinud situatsiooni pöörata enda kasuks?"

Keskendudes positiivsele, liigume edasi ning märkame ja genereerime kergemini võimalikke lahendusi.

Keskendudes vaid negatiivsetele olemaolevatele faktidele, piirame ise enda võimalusi kiirelt edasi liikuda. Seda enam, et negatiivset tulemust põhjustanud sündmusi on võimatu ajas tagasi pöörata. Seega on mõistlik ja ilmselgelt parim, keskenduda potensiaalsetele lahendustele, mitte vaid põhjustele.

Konfliktsituatsioonides tuleks ka "rahule jätta" vastaspoole isikuomadused. Vältides vastaspoole või näiteks ka negatiivse olukorra põhjustanud isiku(te) isikuomadestele keskendumist, väldime otsest süüdistamist. Seega on meil võimalik keskenduda võimalike lahenduste otsimisele, selle asemel, et muuta niigi negatiivset olukorda veelgi hullemaks.

Georgetown Ülikooli juures asuva McDonough`i School of Business juhtimisteaduste professor Robert Bies, kes on ligi kakskümmend aastat uurinud, kuidas juhid edastavad halbu uudiseid, soovitab halbade uudiste edastamisel jälgida teatud põhimõtteid nagu näiteks - halvad uudised, olgu see siis müügi langus, suurkliendi kaotus jne. ei tohiks tulla üllatusena. Kui see nii on, siis on see märk allüksuste juhtide ebaefektiivsest tööst.

Halvad uudised ei tohiks hilineda, st. olukord, mis tekitab negatiivseid situatsioone, tagajärgi jne. peab tulema välja võimalikult kiiresti. Seda, kui kiiresti negatiivsed faktid päevavalgele kerkivad, on juhtidel sageli keeruline kontrollida, eriti kui on tegemist autoritaarse juhiga. Põhjus on inimlik - alluvad kardavad edastada adekvaatset negatiivset infot, kartes näiteks vallandamist, juhi võimalikke raevuhooge jne. Kuid mida kauem varjatakse tegelikku negatiivset olukorda, seda hullemaks see vaid muutub. Seega - ka kõige ebameeldivamate uudiste puhul, tuleks alluval julgus kokku võtta ja nendest võimalikult kiiresti teada anda. Avaliku elu tegelaste puhul väldime nii näiteks kiirelt levima hakkavaid laimavaid kuulujutte, info väärkasutamist konkurentide poolt nende huvides jne.

Muidugi on siin ka suur osa PR inimestel - tark PR tegelane peaks oskama igast situatsioonist leida nö. "võimalikku kasu", kaitsmaks/toetamaks enda poolt esindatavat isikut.

Samuti on oluline reageerimiskiirus - kohene selgitus/põhjendus/vaatenurk on alati, mis järgnevate sündmuste ahelas domineerima ning meelde jääb.

Sageli me kardame esitada fakte niisugustena nagu nad on, esitadas infot moonutatuna või vaid osaliselt. See aga omakorda tekitab uusi probleeme ning sageli ei jõuta just faktide osalise või moonutatud edastamise tõttu, õigete otsusteni.

Iga info peaks olema põhjendatud. Oluline on esitada tõeseid fakte koos adekvaatste põhjendustega, mitte presenteerida infot subjektiivsest vaatenurgast. Nagu juba eelnevalt mainitud, on oskus negatiivse infoga ümber käia ning sellele reageerida, mõlemad raskemate ülesannete hulka kuuluvad, mis eeldavad mõlemalt osapoolelt nii info saajalt kui edastajalt, mentaalselt stabiilset käitumismaneeri. Kui aga üks osapooltest on ebastabiilse käitumisega, näiteks üle dramatiseerides tekkinud olukorda, võib tulevikus palju infot jagamata jääda, just tänu eelnenud ebameeldivale kogemusele.

Seega - nii positiivse kui negatiivse sisuga info vahetamine on kriitilise tähtsusega protsess iga ettevõtte jaoks.

Negatiivse info vastuvõtmise oskus paljastab sageli, missuguste inimesega tegelikult tegemist on. Ega ilmaaegu öelda - inimese varjatud olemus avaldub kõige selgemalt kahes olukorras - konfliktsituatsioonides ja määramatuses.

Mida treenitum on aju märkama iga olukorras lisaks potsnsiaalsele ohule võimalikke positiivseid lahendusi, seda edukam oleme. Läbi minevikukogemuste saame vaid õppida ja areneda, mitte aga möödunud sündmusi muuta.

Lõpetuseks tahaksin lisada ühe iidse tarkuse: "Maailmas on kaks jõudu - loov jõud ja hävitav jõud. Parim, mida me kriisisituatsioonis teha saame, on pöörata hävitav jõud loovaks jõuks".